Dans le cadre d’une assemblée générale, il vous sera demandé de rédiger un procès-verbal. Ce document vous permet de tenir informés l’ensemble de vos licenciés sur les décisions prises lors de l’AG, les débats qui y ont eu lieu ainsi que les résultats de vote s’il y en a. Le procès-verbal est donc un document important, très codifié qu’un club de sport amateur doit être en mesure de savoir rédiger. 

Pour vous aider dans cette démarche, nous avons publié un document-type de ce à quoi doit ressembler un procès-verbal pour une assemblée générale d’association sportive.

Le modèle de ce PV, est relativement classique et ne diffère que très peu des procès-verbaux envoyés à par des associations non sportives. C’est pour cela que vous retrouverez au début du document des mentions conventionnelles : le nom de votre association, la date, l’heure et le lieu où s’est déroulée l’AG, le nombre de participants…

Ensuite il y a une petite section dédiée au quorum. C’est le nombre minimum de membres dont la présence est requise pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer : si ce nombre n’est pas atteint, aucune décision ne peut être prise. Le pourcentage de gens présents nécessaire est déterminé la plupart du temps par la fédération.

Après, vous pouvez mentionner les différents membres du bureau de votre club. Cela permet de rappeler les cadres de votre association, notamment dans le cas où il y en aurait eu de nouveaux élus. 

Vient l’aspect le plus important du procès-verbal : l’ordre du jour. Ce dernier permet d’indiquer à vos adhérents quels ont été les différents sujets qui furent traités au cours de l’assemblée générale, et généralement dans quel ordre ils furent traités. Après avoir rappelé ces sujets, vous pouvez détailler ce qui a été dit et décidé pour chacun d’entre eux, afin d’informer clairement vos adhérents sur les actualités et la gestion du club. 

À la fin de votre procès-verbal, vous pouvez faire un bilan financier et sportif de votre club si vous en aviez fait un lors de l’assemblée générale. C’est également pratique pour vous, en tant que dirigeant, car cela permet de garder une trace écrite et concrète des résultats de votre club d’un point de vue économique et sportif. 

Enfin, à la fin du procès-verbal le président et le secrétaire du club signe de leur nom pour bien indiquer leur présence lors de l’AG. 

Vous voilà équipé, pour envoyer de superbes PV à vos licenciés.

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